Decyzja o współpracy z wirtualną asystentką często pojawia się w jednym konkretnym momencie – wtedy, kiedy zaczyna realnie brakować czasu na pracę i rozwój biznesu. Skrzynka mailowa pełna, lista zadań rośnie szybciej niż ktokolwiek jest w stanie ją realizować, a rzeczy „ważne, ale niepilne” odkładacie już kolejny tydzień z rzędu.
To moment, gdy zatrzymujesz się i myślisz sobie: „trzeba to wszystko jakoś uporządkować i usystematyzować”. I to jest taka chwila, w której powinnaś zgłosić się po pomoc do wirtualnej asystentki. Nie wtedy, gdy wszystko idealnie ułożysz pod współpracę; gdy stworzyć perfekcyjną listę do delegowania. Właśnie w momencie, w którym poczujesz, że nie dasz rady dłużej sama.
Dlaczego przygotowanie do współpracy z WA ma znaczenie?
Sama decyzja o tym, że czas delegować to zaledwie pierwszy krok. Jednak to, czy współpraca będzie dla Ciebie realnym odciążeniem, zależy w dużej mierze od tego, w jaki sposób TY ją rozpoczniesz. Wirtualne asystentki niejedno już widziały i potrafią odnaleźć się w każdych warunkach, w jakich delegujecie ;), ale faktycznie są pewnie komponenty, które mogą znacznie ułatwić współpracę. Brak przygotowania będzie generował chaos komunikacyjny, poprawki i frustrację, a także poczucie, że „łatwiej byłoby zrobić to samemu”. Ale nawet nieidealny plan pozwoli na szybsze delegowanie, lepsze efekty i więcej przestrzeni w głowie.
1. Lista zadań do delegowania – wcale nie musi być idealna!
Pierwsza rzecz, która może przydać się przy podjęciu współpracy to po prostu lista zadań, które chcesz oddać. Dwóch z moich ostatnich klientów po prostu przyszło i powiedziało, że „mniej więcej chcą mi oddać x i y”. Nie mieli tego, co wiele osób myśli, że mieć musi – dopracowanej struktury i ułożonych wszystkich procesów. To była zwykła lista. Rzeczy, które się powtarzają, które zajmują im niepotrzebnie czas, które odkładają i które naprawdę ich męczą. Co znalazło się na takiej liście?
- odpisywanie na maile
- dbanie o porządek w kalendarzu
- tworzenie ofert
- porządkowanie umów
- research
- pisanie artykułów
- tworzenie miniaturek do social mediów
Wyrzucili wszystko z głowy na kartkę. I przekazali mi. I już wiedzieliśmy w jaki sposób będziemy współpracować i czego potrzebują. I o to chodzi.
2. Priorytety, czyli od czego zaczynamy
Jeden z moich klientów powiedział, że chce oddawać mi więcej z każdym dniem. Ale nie wszystko na raz. Że chce pracować w swoim tempie. I to cudowne podejście!
Dlatego warto zacząć od kilku zadań, które się powtarzają, mają jasny efekt końcowy oraz szybko przynoszą ulgę. To są tzw. Quick wins. Czyli szybkie wygrane.
Co dzięki temu zyskuje klient?
- szybciej zobaczy efekty współpracy
- łatwiej będzie mu zaufać procesowi
- w naturalny sposób będzie, w swoim tempie, rozszerzał zakres działań.
Bo delegowanie jest procesem, a nie tylko jednorazową decyzją.
3. Dostępy oraz narzędzia
Kolejna ważna miejsc to dostęp do wszystkich miejsc, w których dzieje się cały biznes. Czyli skrzynka mailowa, dyski, kalendarze, dostęp do social mediów, system sklepu i inne elementy, z których na co dzień korzystacie w biznesie.
Nie przejmujcie się, jeśli nie macie wszystkiego uporządkowanego – to może być pierwsze zadanie dla WA, czyli stworzenie struktury dla poszczególnych miejsc. Dlatego powtarzam, że brak idealnego systemu nie jest żadną przeszkodą.
4. Sposób komunikacji i zasady współpracy
Jedną z rzeczy, które najbardziej wpływają na komfort współpracy jest sposób komunikacji. Warto ustalić, gdzie komunikujecie się w konkretnych sprawach i w jakich godzinach jesteście dla siebie dostępni, a także gdzie przekazujecie sobie wszystko zadania.
Dzięki temu np. najważniejsze zadania są dodawane na Monday, wykonane zlecenia są załączane na dysk, feedback przekazujecie sobie mailowo, a szybkie sprawy załatwiacie na WhatsApp. Wszystko zależy od dwóch stron.
Dzięki temu unika się sytuacji, która prowadzi do chaosu komunikacyjnego i niedopowiedzeń.
5. Brief!
Jednym z najbardziej niedocenianych elementów jest… kontekst. Wiecie o co pytam zawsze klientów? Jak się komunikują z klientem, jaki jest ich sposób komunikacji, czego nie lubią i nie chcą robić, jaki mają styl pracy, jak wygląda ich biznes oraz jaki jest ich cel po miesiącu / trzech współpracy. Dostaję więc komplet najważniejszych informacji i wiem, jak działać, żeby było dobrze.
Bez tego działam poprawnie, tak jak powinnam, ale nie do końca w zgodzie ze stylem klienta. A to ważne, aby taka współpraca była spójna z potrzebami klienta.
Nie „ogarniaj w trakcie”
Najgorsze co można zrobić to założyć, że „wszystko wyjdzie w praniu”. Że YOLO, jakoś się to ułoży i będzie. Ale w praktyce to prowadzi do:
- niekończących się pytań i rozmów
- większej ilości poprawek
- wolniejszego tempa wdrożenia.
Dlatego kilka podstawowych rzeczy, które sobie przygotujesz, przełoży się na znacznie prostszy proces współpracy.
Nie trzeba być gotową na 100%
Najważniejsze, o czym musisz pamiętać – nie musisz mieć wszystkiego poukładane, żeby zacząć delegować. Wirtualna asystentka to nie jest ktoś, kto będzie ślepo wykonywał zadania. Bardzo często jej rolą jest również uporządkowanie procesów, zaproponowanie lepszych rozwiązań oraz zdjęcie z Ciebie tego mentalnego obciążenia, które czujesz.
Jeśli więc znajdujesz się na etapie, że czujesz się ciężko z ilością zadań, zaczynasz odkładać ważne rzeczy i masz poczucie chaosu to uwierz, że to najlepszy moment, aby zacząć współpracę z WA. Nie jest idealny, na pewno. Ale jest wystarczający, żeby dostać oczekiwaną pomoc.
Chcesz rozpocząć współpracę z wirtualną asystentką? Napisz do mnie.